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檔案常識(四)——檔案工作小貼士

來源:辦公室 時間:2017-11-01 瀏覽次數:2430


收集過程


1.收集的檔案資料必須是終稿原件,且附件、印鑒齊全,杜絕復印件、掃描件替代原件現象;


2.嚴格按照集團檔案文件材料歸檔范圍收集資料,保障檔案資料的完整性;


3.及時收集,產生一件收集一件(包括電子文件PDF版、照片),并按照制式模板做好記錄。


4.剔除重復資料,避免資源浪費。


整理過程


1.目錄按照制式模板進行編制,且盒內順序與目錄保持一一對應。


2.盒內順序嚴格遵守檔案管理要求;


3.嚴格劃分檔案保管期限,不同保管期限的檔案分開保存;


4.檔案裝訂規范,依照文書、科技等不同類型檔案的裝訂要求正確裝訂。


利用過程


1.檔案借閱必須遵守規定的流程、辦理相關借閱審批、歸還手續。


2.檔案借閱時間嚴格把控,超出借閱時間必須辦理續借手續(如遇節假日、出差,需提前辦理歸還或續借手續)。


3.歸還檔案時檔案管理員必須嚴格進行核查,消除缺失、損毀等檔案安全隱患。


4.檔案外借實行登記備查制度。


員工進行調(離)職時,需到檔案部門辦理檔案核查手續。


管理過程


1.歸還檔案時檔案管理員必須嚴格進行核查,消除缺失、損毀等檔案安全隱患;


2.檔案外借實行登記備查制度;


3.員工進行調(離)職時,需到檔案部門辦理檔案核查手續。





 

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